Polityka prywatności

Postanowienia ogólne

1. Niniejsza Polityka Prywatności opisuje zasady, według których przetwarzane są dane o użytkownikach odwiedzających serwis internetowy www.system.bo.gdynia.pl, w tym korzystających z Elektronicznego Systemu Obsługi Projektów Miasta Gdyni, dalej zwanego Platformą.

2. Celem polityki jest poinformowanie użytkowników o aspektach zbierania, przetwarzania oraz ochrony danych użytkowników zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, w szczególności tymi, które chronią prywatność użytkowników witryn internetowych, tj.:

• Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych osobowych), dalej „RODO”;
• Ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o  świadczeniu usług drogą elektroniczną.
  
  

Administrator danych osobowych

Administratorem danych osobowych jest Prezydent Miasta Gdyni , z siedzibą przy Al. Marsz. Piłsudskiego 52/54, 81-382 Gdynia, e-mail: umgdynia@gdynia.pl, tel.: 58 626 26 26.

Administrator wyznaczył Inspektora Ochrony Danych, z którym można kontaktować się we wszelkich sprawach związanych z przetwarzaniem danych osobowych i realizacją praw wynikających z RODO:
elektronicznie: iod@gdynia.pl
korespondencyjnie: Urząd Miasta Gdyni, al. Marsz. Piłsudskiego 52/54, 81-382 Gdynia

Zakres przetwarzania danych

Dane osobowe użytkowników przetwarzane są w oparciu o odpowiednie podstawy prawne a ich zakres zależy od rodzaju świadczonej usługi – funkcjonalności dostępnej w serwisie.

Serwis wykorzystuje pliki cookies. Szczegółowe informacje o plikach cookies znajdują się w tutaj

Sposób zbierania i zakres danych przedstawia się następująco:

• dane zbierane mogą być automatycznie podczas odwiedzin serwisu internetowego i mogą obejmować adres IP, nazwę domeny, informację o urządzeniu, numer portu adresu IP;
• dane zbierane mogą być podczas korzystania z Elektronicznego Systemu Obsługi Projektów, w tym zgłaszania projektów i głosowania na nie poprzez sieć Internet i obejmują dane niezbędne do skorzystania z określonej usługi zgodnie z Regulaminem serwisu;

Postanowienia warunków świadczenia poszczególnych usług mogą opisywać w sposób odrębny zasady przetwarzania danych osobowych użytkowników tych usług. Wówczas takie szczegółowe warunki mogą mieć nadrzędny lub uzupełniający charakter względem niniejszej Polityki.

Zakres danych wprowadzonych do Platformy przez jej użytkowników na poszczególnych etapach realizacji procesu Budżetu Obywatelskiego podlega zasadom przetwarzania wynikającym z uchwały Rady Miasta Gdyni Nr XXIII/555/25 z dnia 22 października 2025 roku w sprawie zasad i trybu przeprowadzenia Budżetu Obywatelskiego (Dziennik Urzędowy Województwa Pomorskiego 2025 r. poz. 3717) oraz ewentualnych zmian tej uchwały oraz powiązanych z nią innych uchwał Rady Miasta Gdyni i zarządzeń Prezydenta Miasta Gdyni dotyczących Budżetu Obywatelskiego w Gdyni w danym roku.

Podstawy prawne i cele przetwarzania danych

Podstawą prawną, uprawniającą administratora do przetwarzania danych użytkownika jest:

• prawnie uzasadniony interes - w odniesieniu do przetwarzania danych osobowych dla celów zapewnienia prawidłowego, bezpiecznego i wygodnego funkcjonowania Platformy, ulepszania świadczonych usług, dochodzenia roszczeń i obrony przed nimi (art. 6 ust. 1 lit. f RODO);
• zgoda użytkownika - w odniesieniu do przetwarzania danych osobowych dla celów prowadzenia analizy ruchu na stronie i statystyki, personalizacji treści w serwisie, kontaktu z  administratorem za pośrednictwem serwisu (art. 6 ust.1.lit. a RODO);
• niezbędność przetwarzania wynikająca z  udostępnienia Platformy Internetowej do obsługi Budżetu Obywatelskiego w celach związanych ze świadczeniem usług drogą elektroniczną po akceptacji Regulaminu serwisu przez użytkownika (art.6 ust.1.lit. b RODO);
• obowiązek prawny administratora w  związku przepisami prawa regulującymi świadczenie usług, o których wyżej mowa w celach związanych z ich rozliczalnością (art. 6 ust. 1 lit c RODO);
  
  

Odbiorcy danych

Dane mogą być przekazywane wyłącznie podmiotom uprawnionym na podstawie przepisów prawa oraz podmiotom, z którymi administrator zawarł umowy powierzenia przetwarzania danych.

Odbiorcami danych osobowych użytkowników są:

• jednostka wyznaczona w mieście do koordynacji Budżetu Obywatelskiego - Laboratorium Innowacji Społecznych, ul. Żeromskiego 31, 81-346 Gdynia;
• dostawca Platformy: MediaPark Sp. z o.o., ul. Władysława Trylińskiego 10, 10-683 Olsztyn, świadczący usługi utrzymania i obsługi technicznej systemu.
  
  

Okres przechowywania danych

Zebrane dane w ramach serwisu będą przetwarzane i przechowywane odpowiednio:

• dane z cookies – do czasu wygaśnięcia pliku cookies lub do momentu cofnięcia zgody przez użytkownika/złożenia skutecznego sprzeciwu wobec przetwarzania danych, zgodnie z Polityką plików cookies;
• dane w logach systemowych – zgodnie z polityką bezpieczeństwa systemu;
• dane przekazane w związku z  kontaktem za pośrednictwem serwisu – przez okres niezbędny do załatwienia sprawy i zgodnie z przepisami archiwalnymi lub do czasu wycofania zgody na przetwarzanie danych osobowych;
• dane podane w związku z  korzystaniem z Platformy - przez okres niezbędny do wypełnienia celu w  jakim dane zostały zebrane, zgodnie z Regulaminem serwisu i przepisami z zakresu archiwizacji danych; 
  
  

Prawa Użytkownika

Użytkownik ma prawo do:

a. dostępu do swoich danych osobowych oraz prawo do ich sprostowania,

b. żądania od Administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych, z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO,

c. wniesienia w dowolnym momencie sprzeciwu wobec przetwarzania swoich danych osobowych,
w zakresie w jakim podstawą przetwarzania danych osobowych jest prawnie usprawiedliwiony interes administratora, w tym ze względu na swoją szczególną sytuację,

d. usunięcia danych, jeżeli nie jest realizowany żaden inny cel przetwarzania;

e. wycofania zgody na przetwarzanie danych osobowych w zakresie w jakim zgoda została udzielona. Cofnięcie zgody nie będzie miało jednak wpływu na przetwarzanie, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem.

Skarga do organu nadzorczego

Użytkownik ma prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego tj. Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych , jeżeli uzna, że przetwarzanie danych narusza przepisy RODO.

Zasady bezpieczeństwa

Administrator stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, aby chronić dane osobowe przed utratą, zniszczeniem, nieuprawnionym dostępem lub niezgodnym z prawem wykorzystaniem.

Postanowienia końcowe

Korzystając z serwisu www.system.bo.gdynia.pl , użytkownik akceptuje niniejszą Politykę Prywatności.
Polityka podlega okresowej aktualizacji w przypadku zmian w przepisach prawa lub funkcjonowaniu Portalu.